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文書ファイルを登録する

1. 文書ファイルを登録する
2. 文書ファイルを編集する
3. 所有者変更について

文書ファイルを登録する

文書ファイルを新規登録します。

1. １.メニューパレットより、 文書共有管理アイコンをクリックします。
   

   「文書共有管理」画面が表示されます。

2. ２. ボタンをクリックします。
   

   新規登録画面が表示されます。

3. ３.内容を入力し、最後に ボタンをクリックします。

文書ファイルの登録項目一覧

項目	説明
ファイル	ボタンを選択して登録するファイルを選択します。 ※添付ファイルの最大容量は、以下のシステム設定画面より設定されています。 　システム設定 > 基本設定 > 共通 > 添付ファイル容量 　設定については、システム管理者へご確認ください。 ※添付できるファイル数は1つです。 ファイルを添付する/ダウンロードする
タイトル	文書ファイルのタイトルを入力します。 ※未入力時はファイル名がタイトルとして保存されます。
保存先	登録した文書を保存する文書BOX名がセットされます。 ※保存先の文書BOXを変更する場合は、入力候補または選択ボタンから選択してください。
保管する版数	改版したファイルを過去何版分まで保存するかを選択します。 【例】過去1版分として登録し、ファイルを1度改版すると改版ファイルが第2版として保存され、第1版ファイルが過去バージョンとして保存されます。 その後もう一度ファイルを改版すると一番はじめのファイル（第1版）は削除されます。 ※システム設定で改版履歴保存設定を使用しない設定の場合、この項目は表示されません。 ※システム設定から最大保存数を設定できます。
内容	ファイルの説明を入力します。 リッチテキスト形式で入力する
検索キーワード	登録情報以外で検索時にヒットさせるためのキーワードを入力します。
所有者	所有者となるユーザーの所属部署と氏名が表示されます。 所有者は全権限付与された管理者権限扱いとなります。アクセス制限による制限は掛かりません。 ※所有者変更の詳細は「所有者変更について」を参照してください。
登録情報	登録した年月日と社員名がセットされます ※登録時には表示されません。
更新情報	更新した年月日と社員名がセットされます。 ※登録時には表示されません。
アクセス制限	この文書ファイルにアクセスできる部署/役職/社員を制限します。 設定の詳細は、「情報を選択する」を参照してください。 アクセス制限の詳細は「アクセス制限について」を参照してください。 ※新規登録または改版時、参照権限がある対象ユーザーの文書共有管理ポータルパーツへ通知されます。「閲覧可能者のポータルパーツに表示しない」にチェックを入れると、文書共有管理ポータルパーツには通知されません。
通知	登録する文書ファイルを任意のユーザーに通知したい場合、チェックボックスにチェックして対象を選択します。 情報を選択する 通知方法としてポータル通知、社内メール通知、社外メール通知から選択してください。 ポータル通知 新着情報ポータルパーツに通知されます。 社内メール通知 社内メールが起動し、通知情報を該当者に送信することができます。 社外メール通知 社外メールが起動し、通知情報を該当者に送信することができます。 ※ポータル通知、社内メール通知、社外メール通知を同時に選択することはできません。 ※社外メール通知するためには登録者の社外用メールアカウントが設定されている必要があります。

補足

文書ファイルを編集する

文書ファイルのタイトルや保存先の文書BOXなどを変更します。
※登録しているファイルを変更する場合は『改版』となります。
　操作方法は「文書ファイルを改版する」を参照してください。

1. １.メニューパレットより、 文書共有管理アイコンをクリックします。
   

   「文書共有管理」画面が表示されます。

2. ２.編集する文書ファイルのタイトルをクリックします。
   

   参照画面が表示されます。

3. ３. ボタンをクリックします。
   

   編集画面が表示されます。
   ※登録する項目については「文書ファイルの登録項目一覧」を参照してください。

4. ４.内容を入力し、最後に ボタンをクリックします。

所有者変更について

文書ファイル登録後でも所有者を変更できます。

注意

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