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経費精算

経費入力、申請内容の確認・承認、支払業務、支払後の仕訳作業まで、日常的に発生する一連の従業員の立替経費の精算業務・定型業務の効率を高めることを目的とした機能です。

申請者は出張などで発生する交通費や宿泊費などの経費を一度登録しておき、まとめて経費申請することができます。スマートフォンやタブレットPCにも対応しているので移動中の登録や申請もできます。また、手入力で登録していた経費は専用のICカードリーダーアプリを利用したりカード利用明細CSVファイルを取り込むことで交通費や諸経費を簡単・スピーディーに登録ができます。

申請者が経費を登録する際に、予め登録された勘定科目や税区分が経費の分類に応じて自動的に紐付いて登録されるので経理・会計の仕訳データの作成を簡単に行うことができます。予め金額上限や添付・メモ入力有無などを申請ルールとして設定することもでき、ルール違反のある申請を認めないといった運用も可能です。

精算した金額の支払いは、全銀協規定フォーマットに準拠したファイル形式の出力に対応しているので、ネットバンキング等の振込でまとめて支払うことが可能で煩雑な手入力によるミスを無くし、更に経費支払担当者という独立した役割を設けることによって内部統制を図りながら支払業務の大幅な業務改善・効率化に寄与します。精算済みの経費精算データは仕訳の対象となり、会計ソフトが取り込める任意の書式の仕訳データファイルの作成にも対応するので手入力による転記ミスなどを無くし手間なく仕訳データを登録することができます。

経費精算に付随する業務フローとして、仮払申請と経費精算の紐づけや、経理担当が把握しておきたい社員ごとの仮払金の残高を確認するための一覧ビューなど、仮払申請とその精算の運用を支援する機能とビューも標準で提供されます。

その他、必要な情報をすぐに探せる検索機能や、経費データをCSVデータに書き出す機能があるため、表計算ソフトのExcelなどを用いて集計を行うこともできます。経費精算機能はワークフロー機能と連携することができます。例えば、出張に行く前にワークフローで出張申請書を申請し、出張から帰ってきた後に出張費を経費申請する際に出張申請書と出張費を関連付けることで、経費の内容を詳細に管理することができます。

注意

  1.  電子帳簿保存法への対応について
    1. 本機能を正しく運用することで電子帳簿保存法に対応した形で書類の保管ができます。
      電子保存を開始するには別マニュアル「電子帳簿保存法スタートアップガイド」を参照ください。
    2. オンプレミス環境(NIホスティングサービス built on AWSでの運用を除く)では、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に対応することができません。
      詳細は上記資料を参照ください。
  1. 経費精算の流れ
  2. 申請者
  3. 経費を登録する
  4. 経費を申請する
  5. 経費申請を閲覧する
  6. 経費申請を編集する
  7. 仮払申請を登録する
  8. カード利用明細を取り込む
  9. ファイルをアップロードする
  10. 精算担当者・経費支払担当者
  11. 経費申請を精算(処理または支払)する
  12. 振込データを作成する
  13. 作成済み振込データをダウンロードする
  14. 仕訳する
  15. 仕訳データを作成する
  16. 仮払する
  17. 締め日を管理する
  18. 経費申請を削除する
  19. 経費申請を検索する
  20. 経費申請を書き出す
  21. 経費精算のオプション設定
  22. 経費精算とワークフローの連携
  23. 仮払申請とワークフローの連携
  24. アシスタント機能との連携
  1.  ポータルに表示された経費精算パーツは、「経費精算パーツを設定する」を参照してください。

経費精算上の役割ごとに経費精算の主な操作について説明します。

  1. 経費を登録する
  2. 経費を一括入力する
  3. 経費を申請する
  4. 経費申請を削除する
  5. 仮払申請を登録する
  6. カード利用明細を取り込む



② 「経費入力」ボタンをクリック


③ 内容を記述して登録




② 「一括入力」ボタンをクリック


③ 内容を記述して経費申請

具体的な経費の登録方法や登録内容など詳しい操作方法は、「経費を登録する」を参照してください。




②「経費申請」ボタンをクリック


③ 内容を記述して申請

他にも以下の便利な登録方法があります。
・経費精算パーツから新規登録
・ICカードの履歴情報から経費を登録
具体的な経費の登録方法や登録内容など詳しい操作方法は、「経費を登録する」を参照してください。




②経費申請を選択






②「仮払申請」ボタンをクリック


③内容を記述して申請

他にも以下の便利な登録方法があります。
・メニューパレットやマイパレットのアイコンから新規登録
・経費精算ポータルパーツから新規登録
具体的な仮払申請の登録方法や登録内容など詳しい操作方法は、「仮払申請を登録する」を参照してください。




②「一括取込」ボタンをクリック


③ CSVファイルをアップロードし読み込み


③ 取り込み

具体的なカード利用明細の登録方法や登録内容など詳しい操作方法は、「カード利用明細を登録する」を参照してください。

  1. 経費申請を精算(処理または支払)する
  2. 振込データを作成する
  3. 作成済み振込データをダウンロードする
  4. 経費申請を検索する
  5. 経費申請を書き出す
  6. 仕訳する
  7. 仕訳データを作成する
  8. 仮払する
  9. 締め日を登録する



② 「精算」タブを選択


③ 経費申請を選択


④ 経費申請を処理または支払

処理ボタンまたは支払ボタンでそれぞれ処理済・支払済にします。




② 「精算」タブを選択


③「振込データ作成」を選択


④ 経費申請を選択


⑤「作成:全銀振込データ」ボタンをクリック


⑥「実行」ボタンをクリック

具体的な経費精算の振込データ作成操作など詳しい方法は、「経費精算の振込データを作成する」を参照してください。




② 「精算」タブを選択


③「作成済み振込データ一覧」を選択


④「ダウンロード」ボタンをクリック

具体的な経費精算の振込データのダウンロード操作など詳しい方法は、「経費精算の作成済み振込データをダウンロードする」を参照してください。




② 「詳細検索」ボタンをクリック



具体的な経費申請の検索方法や絞込条件の内容など詳しい操作方法は、「経費申請を検索する」を参照してください。




② 「詳細検索」ボタンをクリック




③ 「書き出し」ボタンをクリック

具体的な経費申請の書き出し方法など詳しい操作方法は、「経費申請を書き出す」を参照してください。




②「仕訳」タブを選択


③「経費申請」を選択


④ 仕訳登録

具体的な仕訳操作など詳しい方法は、「仕訳する」を参照してください。




②「仕訳」タブを選択


③「仕訳データ作成」を選択


④ 「実行」ボタンをクリック

具体的な仕訳操作など詳しい方法は、「仕訳データを作成する」を参照してください。




② 「精算」タブを選択


③「仮払申請一覧」を選択


④ 仮払待の経費申請を選択


⑤ 「仮払」ボタンをクリック

具体的な仮払操作など詳しい方法は、「仮払する」を参照してください。



② 「精算」タブを選択


③「締め日管理」を選択


④ 「新規登録」ボタンをクリック


⑤ 内容を記述して登録

具体的な設定は、「締め日を管理する」を参照してください。

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