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ミーティングアレンジ

  1. ミーティングアレンジとは
  2. ミーティングの種類
  3. 日程調整の状態

ミーティングアレンジとは

複数人とミーティングを行う際の日程調整の手間を削減し、業務効率をアップさせる機能です。

日程調整には以下の作業があります。

  1. スケジュールの確認
  2. 相手へ候補日を連絡
  3. 相手からの返答を受けて調整
  4. 相手に確定した日程の連絡


上記をメールでやりとりすると、メールを書いたり返信を管理したりと非常に煩雑です。
また記述ミス、連絡漏れ、ダブルブッキングなどが発生する可能があります。

これらの手間をまとめて自動化する機能がミーティングアレンジです。

ミーティングの種類

ミーティングの種類は利用用途に応じて選択してください。

1on1 と グループ

  1. 　 1on1
    調整相手ごとに個別の日程を調整します。

    ※日程候補の選択形式で個別の日程を調整します。

  2. 　 「グループ」
    調整相手が揃って参加できる日程を調整します。

    ※日程候補のアンケート形式で全員が揃う日程を調整します。（予約受付[グループ]を除く）
    ※予約受付[グループ]は日程候補の選択形式で、開催人数が揃う日程を調整します。

社内 と 社外

  1. 　 社内
    社内の人とミーティングアレンジを利用して調整します。

    [手順]
    1. 主催者が日程候補を作成して日程調整依頼します。
    2. 調整相手に通知が自動で送信されます。
    3. 調整相手から返答があれば、日程確定や返答のポータル通知が主催者へ届きます。

  2. 　 社外
    社外の人とミーティングアレンジの日程調整ページを利用して調整します。

    [手順]
    1. 主催者が日程候補を作成すると、自動で日程調整ページが作成されてURLが表示されます。
    2. 日程調整ページのURLを調整相手にメールなどで案内します。
    3. 調整相手から返答があれば、日程確定や返答のポータル通知が主催者へ届きます。

    以下の事項が自動化されます。
    1. 日程候補の公開
      日程調整ページの作成
      編集した日程候補の反映
      空き状況の反映
    2. 調整相手から返答の受付
      主催者へ返答の通知
      調整相手へ受付メールを送信
    3. 日程の確定
      NI Collabo 360のスケジュールに反映
      Web会議を指定した場合に会議URLの発行
      調整相手へ日程確定メールを送信
    4. ミーティング前日の確認
      調整相手へリマインドメールの送信
    5. 日程変更及びキャンセル
      調整相手からの日程変更及びキャンセルの受付（※機能により制限があります）
      NI Collabo 360のスケジュールに反映

アポイント と 予約受付

  1. 　 アポイント
    非定型の日程調整（例：お客様先へ訪問で移動に90分かかる、3社集まって面談など）に適しています。
    1つの日程が確定すると自動的にミーティングアレンジが完了となり、日程公開ページの受付を停止します。

  2. 　 予約受付
    定形的な日程調整（例：Web会議の商談60分用、面接用、来客用など）に適しています。
    同じ日程候補(日程調整ページのURL)を複数の人に案内して利用することができます。
    日程公開ページは返答期限が切れるまで返答を受付け、主催者が完了または中止にすることで公開を停止します。

日程調整の状態

日程調整の状態は以下の通りです。

状態 説明
下書き 主催者が日程調整の内容を作成中の状態です。
社内調整中 主催者が日程調整を社外に依頼する前に、社内の参加者に確認を行っている状態です。
参加者には通知が届き、返答が揃うと未公開の状況へ変わります。
※社内調整を使用した場合のみこの状態が存在します。
未公開 社内の返答がそろった状態です。
主催者には通知が届くので、日程公開ページを公開します。
※社内調整を使用した場合のみこの状態が存在します。
調整中 主催者が日程調整依頼をして調整中の状態です。
調整相手は返答期限までに返答します。
返答が揃うと返答回収済の状況へ変わります。
※ミーティングの種類がミーティングの場合は調整相手に通知が届きます。
※ミーティングの種類がアポイントまたは予約受付に場合は日程調整ページのURLを案内します。
返答回収済 調整相手の返答がすべて揃った状態です。
主催者に日程確定依頼の通知が届くので日程を確定します。
調整相手は日程が確定するか返答期限まで返答の編集が可能です。
※自動で日程を確定する場合、この状態を経ず完了になります。
中止 日程調整を中止した状態です。
※日程調整の編集はできない状態になります。
※日程調整ページは非公開になり、新規の返答の受付を停止します。
完了 日程調整が完了した状態です。
※日程調整の編集はできない状態になります。
※日程調整ページは非公開になり、新規の返答の受付を停止します。

ミーティングアレンジメニュー

  1. ミーティングアレンジとは
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  4. 日程調整を依頼する
  5. 日程調整依頼に返答する
  6. 　ミーティング [グループ]
  7. 日程調整を依頼する
  8. 日程調整依頼に返答する
  9. 社外
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  11. 日程調整を依頼する
  12. 　アポイント [グループ]
  13. 日程調整を依頼する
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  15. 日程調整を依頼する
  16. 　予約受付 [グループ]
  17. 日程調整を依頼する
  18. 　日程調整依頼に返答する
  19. 社内調整依頼に返答する
  20. 社外の日程調整依頼に返答する
  21. 日程調整とスケジュールの関係
  22. 日程調整の締切
  23. 日程調整を検索する
  24. 日程調整を中止する
  25. 日程調整を削除する
  26. ミーティングアレンジのオプション設定

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