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メールをメンテナンスする

利用できるメール容量を超えた場合は、不要になったメールや添付ファイルを削除して容量を削減する必要があります。
メンテナンス機能を利用すると、特定の条件に合致するメールを一気に処理することができます。
たとえば、複数のBOXを指定して削除したい場合など、詳細な検索条件では絞り込めないメールを処理したいときにご活用いただけます。
製品からは削除しても残しておきたいメールや添付ファイルをパソコンなどに残しておくことができます。

1. 手動でメンテナンスする
2. 自動でメンテナンスする

手動でメンテナンスする

メール一覧画面から手動でメンテナンス機能を実行します。

1. １.メニューより、 共有メールアイコンをクリックします。
   

   「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。

2. ２.アカウントを選択します。
   

   メールの一覧画面が表示されます。

3. ３. ボタンをクリックし、「手動メンテナンス」をクリックします。

   手動メンテナンス設定ダイアログが表示されます。
   
   メンテナンス入力項目一覧

4. ４.処理およびバックアップの条件を入力し、 ボタンをクリックします。

   ※次回も入力した条件で実行したい場合は、 ボタンをクリックしてください。入力した条件を保存することができます。

5. ５.バックアップを取得する場合はメンテナンスを実行後、バックアップファイルがZIP形式で出力されます。

   ※バックアップファイルは、オプション設定 > メール > ダウンロード画面からもダウンロードできます。
   

メンテナンス入力項目一覧

項目	説明
処理対象のメール
処理	メンテナンスの処理内容を選択します。
対象	処理対象となるメールの条件を選択します。 条件に合致するメールすべて： 受信日時/送信日時および詳細な検索条件に合致するメールすべてに対して処理します。 指定したサイズを下回るまで： 受信日時/送信日時および詳細な検索条件に合致するメールに対して、指定したサイズを下回るまで処理します。 合計サイズと優先度を選択してください。 ※処理が「削除BOXに移動」の場合、容量は削除BOXを除外して計算されます。
受信日時/送信日時	処理する期間を指定します。
※以下の項目は「詳細な検索条件」を展開したときに表示されます。
メールBOX	処理する対象のメールBOXを指定します。 ※選択したBOXに限定して処理されます。配下のBOXには影響しません。
重要度	処理する対象の重要度を指定します。
チェックマーク	処理する対象のチェックマークを指定します。
対応状況	処理する対象の対応状況を指定します。 ※対応管理する場合、表示される項目です。
担当者	処理する対象の担当者を指定します。 ※対応管理する場合、表示される項目です。
添付ファイル	添付ファイルがあるメールのみ処理する場合、チェックを入れます。
バックアップするメール
処理	バックアップする対象の条件を選択します。 ※迷惑BOX、削除BOXはバックアップ対象外です。ご注意ください。 ※バックアップファイルが出力されたあと、5日間は再度ダウンロードすることができます。ダウンロード期限を過ぎるとダウンロードできなくなります。
※以下の項目は「指定のメールのみ」を選択したときに表示されます。
メールBOX	バックアップする対象のメールBOXを指定します。 ※選択したBOXに限定して処理されます。配下のBOXには影響しません。
重要度	バックアップする対象の重要度を指定します。
チェックマーク	バックアップする対象のチェックマークを指定します。
対応状況	処理する対象の対応状況を指定します。 ※対応管理する場合、表示される項目です。
担当者	処理する対象の担当者を指定します。 ※対応管理する場合、表示される項目です。
添付ファイル	添付ファイルがあるメールのみバックアップする場合、チェックを入れます。

自動でメンテナンスする

メンテナンス機能を自動で実行することができます。
自動で実行させたい場合は、オプション設定の「自動メンテナンス」を設定してください。

自動メンテナンス

補足

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