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共有メール

  1. 共有メールについて
  2. 共有メールアカウントを登録する
  3. 共有メールアカウントを使用停止にする
  4. 共有メールアカウントを削除する
  5. 共有メールを閲覧する
  6. メールを作成する
  7. メールを返信/転送する
  8. メールを未読/既読する
  9. メールを迷惑メールに設定する
  10. メールを削除する
  11. メールを移動する
  12. メールを非通知に設定する
  13. メールにチェックマークを付ける
  14. メールを振り分ける
  15. メールを検索する
  16. メールを印刷する
  17. メールソースを表示する
  18. メールを出力する
  19. メールを読み込む
  20. メールをメンテナンスする
  21. メールを対応管理する
  22. メールを集計する
  23. メールのオプション設定
  24. ワークフローとの連携
  25. アクションリストとの連携
  26. スケジュールとの連携
  27. アドレス帳との連携
  28. 電帳法ストレージとの連携
  29. SFAとの連携
  30. アシスタント機能との連携
  31. メールの送受信や設定で困った場合

共有メールは、1つのメールアドレスを複数のユーザーで共有する機能です。お問い合わせ用アドレスや、見積・受発注窓口のアドレスなど、対応を複数人で分担するメールで活用できます。

誰が・いつメール対応したのかを把握することができるので、担当者に都度確認する手間が省け、対応の重複・漏れを防止することができます。

また、FAXを通知・確認できるFAX Viewer機能もそなえています。
複合機等のFAX受信をNI Collabo 360と連携させることで、FAX対応業務を効率化できます。

<以下のようなご担当者様にオススメです>
・お客様との窓口対応をしている受付担当者様
・機能要望やご質問などヘルプデスク対応をしているサポート担当者様
・会社や部署宛に届いたFAXの一時対応をする担当者様
など

<主な機能>
・メールの共有
・アクセス権の管理
・対応履歴の記録
・担当者の指定・対応状況の管理
 メールごとに担当者を割り振って対応状況を管理したい場合は「対応管理機能」をご覧ください。

複合機などで受信したFAXを共有メールに転送することで、NI Collabo 360でFAXを通知・確認するための機能がFAX Viewerです。 ペーパーレスでの内容確認、FAX発信元に応じた担当者への自動通知、複数の複合機や拠点で受信したFAXの一元管理が実現できます。

FAX Viewer機能を利用するためには、複合機の設定が必要です。
複合機の設定については、ご利用している複合機メーカーの「メール転送」に関するマニュアルを参照してください。
以下の点に注意して設定してください。

・転送時のファイル形式はPDFにする
 初期設定ではTIFFになっていることがありますが、NI Collabo 360ではTIFFのプレビュー表示に対応していません。

・分割送信機能は利用しない
 分割送信とは、ファイルの容量が大きい場合に1件のファイルを複数のメールに分けて送信する機能です。
 NI Collabo 360では分割送信されたメールを結合して参照できません。
 複合機の送信メールの容量・ページ数の上限設定をあげて、分割送信されないようにしてください。

共有メールの主な操作について説明します。

  1. 共有メールアカウントを登録する
  2. 共有メールを作成する
  3. 共有メールに返信する
  4. 共有メールを転送する
  5. 共有メールを未読にする
  6. 共有メールを既読にする
  7. 受信した共有メールを迷惑メールに設定する
  8. 共有メールを削除する
  9. 共有メールを別のメールBOXに移動する
  10. 共有メールを各メールBOXに振り分ける
  11. 共有メールを検索する
  12. 共有メールを印刷する
  13. 共有メールのメールソースを表示する
  14. 共有メールを出力する





③ 内容を入力して登録

具体的な共有メールアカウントの作成方法や入力内容など詳しい操作方法は、「共有メールアカウントを登録する」を参照してください。








④ 内容を入力して送信

具体的な共有メールの作成方法や入力内容など詳しい操作方法は、「メールを作成する」を参照してください。










⑤ 内容を入力して送信

他にも以下の便利な返信方法があります。
・メール一覧画面でメールを選択して返信
具体的な共有メールの返信の種類や件名の表示内容など詳しい操作方法は、「メールを返信する」を参照してください。










⑤ 内容を入力して送信

他にも以下の便利な転送方法があります。
・メール一覧画面でメールを選択して転送する
具体的な共有メールの転送の種類や件名の表示内容など詳しい操作方法は、「メールを転送する」を参照してください。









他にも以下の便利な未読にする方法があります。
・メール一覧画面でメールを選択して未読にする
具体的な共有メールを未読にする方法や未読メールの表示など詳しい操作方法は、「メールを未読にする」を参照してください。









具体的な共有メールを既読にする方法や既読メールの表示など詳しい操作方法は、「メールを既読にする」を参照してください。









他にも以下の便利な迷惑メールの設定方法があります。
・メール一覧画面でメールを選択して迷惑メールに設定
・オプション設定の迷惑メール設定で迷惑メールとして処理するメールアドレスを設定
具体的な共有メールを迷惑メールに設定する方法など詳しい操作方法は、「メールを迷惑メールに設定する」を参照してください。









他にも以下の便利な削除方法があります。
・メール一覧画面でメールを選択して削除
具体的な共有メールの削除方法など詳しい操作方法は、「メールを削除する」を参照してください。









他にも以下の便利な移動方法があります。
・メール一覧画面でメールを選択して移動
具体的な共有メールの移動方法など詳しい操作方法は、「メールを移動する」を参照してください。







具体的な共有メールの振り分けルールや振り分けの内容など詳しい操作方法は、「メールを振り分ける」を参照してください。







具体的な共有メールの検索方法や絞込条件の内容など詳しい操作方法は、「メールを検索する」を参照してください。











具体的な共有メールの印刷方法など詳しい操作方法は、「メールを印刷する」を参照してください。









具体的な共有メールのメールソースの表示方法など詳しい操作方法は、「メールソースを表示する」を参照してください。









他にも以下の便利な出力方法があります。
・メール一覧画面でメールを選択して出力
具体的な共有メールの出力方法や出力時の注意点など詳しい操作方法は、「メールを出力する」を参照してください。

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