InstaMTG ― インスタミーティング ―

チャットとは似て非なる時間制限付きチャットミーティング

コミュニケーションの手段がメールから社内ソーシャル、チャットへと変化していると言われますが、チャットは手軽で便利ではあるけれども、仕事中の相手に割込み・飛込みで仕事を中断させ、即時対応を要求してしまい、手軽で便利で無音で出来るから拠点が離れていても無駄話を延々としてしまうというデメリットがあります。

友人同士が、仕事の合間やプライベートで利用するにはチャットは簡単便利で良いでしょうが、それを企業が活用するとなると、相手は常に「仕事中」です。仕事の生産性を高めるためには集中することが大切なのに、それを中断させて、即時対応を要求するチャットには明らかなデメリット、マイナス面があります。

そこで、そのマイナスを除去し、事前に計画し、時間を区切って集中して議論し、その内容は公開してそのまま議事録が作成できて、そこから文書共有管理にアップしたり、SFA(Sales Force Assistant)の履歴としたり、アクションリストを作ったり出来るという優れモノにしたのが、InstaMTGです。
これならチャットの良い点である、複数人が、拠点をまたいでも、簡単にMTGできるという利点を活かすことができます。

働き方を多様化し、労働参加率を高めるテレワーク




事前予約

相手の都合を無視した思い付きの会話にならないように、InstaMTGでは必ず事前にスケジュール登録して予約する必要があります。急ぎで会議を行いたい場合もあるでしょうから、5分後から設定可能ですが、即時開始は認めていません。本当に急ぎで会話しなければならない場合には、言葉のニュアンスも相手の反応も伝わりやすい電話を利用されることをおすすめいたします。




時間制限

InstaMTGには時間制限があります。終了5分前になったらアラートが表示されますので、限られた時間の中で集中してMTGを行ってください。
InstaMTGの制限時間は30分を推奨していますが、議論するテーマによってはそれ以上の時間が必要な場合もあるでしょうから、最長で2時間まで設定できるようになっています。
もちろん、議論が尻切れトンボになってはいけませんので、時間延長は可能です。時間延長は一回に5分。それを3回まで認めています。




議事録の作成

InstaMTGは、業務上で利用する会議ツールですから、原則として内容は公開し、必要に応じてサマリーや決定事項をつけて議事録を作成できるようになっています。
画面右側のボードでSpeak!した発言をピックアップして、議事録の発言内容として整理することができます。ボードでスタンプしたものも議事録では自動的に文章に置き換わります。
完成した議事録は、グループウェア「NIコラボ スマート」内の他機能「文書共有管理」や「ナレッジ・コラボレーション」に貼り付けたり、SFA(Sales Force Assistant)と連携している場合には、商談情報、業務情報に転記することが可能です。








 

アクションリストへの登録

InstaMTGで議論しながら、必要なアクションが明確になったら、画面下部の「アクションリスト」ボタンから、アクションリスト(ToDo)を登録することができます。
InstaMTGを単なる議論で終わらせず、具体的なアクションに落とし込む有意義なミーティングにしていただけます。



「アクションリスト機能」を詳しく見る




『InstaMTG』機能の利用でさらにテレワークが快適に

テレワークとは、ICT情報通信技術を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。
複数人が、離れた場所で、ちょっとミーティングしたい!という時に効果を発揮する『InstaMTG』は、まさに離れた場所で仕事をするテレワークに有効です。
テレワークで、リアルに顔を合わせて会話する機会が少なくなっている分、気軽で簡単な『InstaMTG』を活用してコミュニケーション不足に陥らないよう人と人との関係性をケアしてください。
いつ連絡があるか分からないチャットではなく、事前にスケジューリングされて時間制限もある『InstaMTG』を活用することで、テレワーク時の生産性を阻害しないよう配慮することもできるのです。
『InstaMTG』をテレワークの生産性向上にもお役立てください。


「TELEWORK ― テレワーク ―」を詳しく見る







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