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ミーティングアレンジ

多くの企業でコミュニケーション確保のために社内の会議やミーティングが増加するにつれ、その日程調整にかかる手間が業務を圧迫しています。
日程調整、それ自体は価値を生み出すことがない業務です。ちょっとした時間だけれども、積み重ねが大きなコストとなります。
これらの手間をまとめてスムーズに行う機能が「ミーティングアレンジ」です。


ミーティングアレンジとは

ミーティングアレンジは複数人で行なうグループミーティングと、1対1で行なう1on1ミーティングのどちらにも対応しています。
グループミーティングは、招待者全員が参加できる日程を決める方式で、主催者が候補を出し、招待者が回答、主催者が日程を決定します。
1on1ミーティングでは、招待者ごとに個別の日程を決める方式で、主催者が候補を出し、招待者が候補から日程を決定します。

日程調整が3ステップで完了

Step01 【日程調整依頼】ミーティング開催の条件を入力すると空き時間を自動でリストアップしてくれるので、そこから候補日程を選ぶだけ。日程調整依頼をすると招待者に通知されます。

Step02 【返答】招待者は通知を受けたら候補日程に対する回答「◎〇△×」を返すだけ。時間の微調整も可能です。

Step03 【日程確定】招待した全員からの回答が揃うと主催者に通知が来ますので、あとは最適な日程を確定させるだけ。もし日程が合わない場合でもAI秘書が再調整をアシストし、簡単に再調整することが可能です。

1on1ミーティングは、複数の相手に対して一気に日程調整を依頼することができ、招待者がそれぞれ都合の良い日程を選ぶことで日程が確定する2Stepで完了します。

日程調整依頼

招待者、候補、必要事項の入力するこれだけで自動的に候補を作成し、依頼が出来ます。
日程調整依頼後に主催者のスケジュールが埋まった場合にも、重複した時間の候補は自動的に除外され、招待者からも見えなくなりますので ダブルブッキングを防ぎます。

招待者の返答

日程調整依頼があると招待者へ通知が届きます。
招待者は通知を受けたら候補ごとに確認をして返答します。
返答は、単なる〇✕ではなく、◎〇△✕の4段階で行うことができます。◎は他の日程よりも優先して欲しい場合に、△は何らかの条件をつければ可能になる場合にコメントつきで、返答ができます。これにより全員の日程が合わない場合の再調整がスムースになります。


返答の結果から最適な日程調整

グループウェア「NI Collabo 360」には「スケジュール」機能と「設備・備品予約」機能があるため、主催者には自身と利用設備の空き時間が自動表示。その中から候補日程を選択するだけで、招待者に日程調整依頼を送信できます。招待者にも候補日程とマッチングした自身の空き時間が自動で表示されますので、その中から希望日時を選択するだけで日程調整が完了します。
また、AI秘書が過去の類似のスケジュールを学習し、設備備品予約を提案したり、過去に類似の参加者で行ったミーティングの時間帯を教えてくれたりするアシスト機能もあります。

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