『柔軟な経路設定』

ワークフロー運用の鍵は経路設定にあります。あらゆる条件、組織階層、業務種別に対応した柔軟な設定が簡単にできることと同時に、既に設定された経路のメンテナンス負荷を軽くすることも考慮しなければなりません。
ビジネスの競争環境が激しく変わる昨今、頻繁な組織変更に合わせ、ワークフローメンテナンスが累積的な負担にならないようすることが必要になります。

グループウェア「NI Collabo 360」のワークフローは、普遍的な決裁の権限レベルの仕組みをシステムに保持し、全ての申請経路に反映させ、組織変更時の申請経路ごとのメンテナンスの負担を大幅に軽減します。

経路設定はクリックのみで、会社に合わせた承認経路がかんたんに作成できます。 全員の承認が必要な経路や、上長の承認など、数多くのパターンに対応しています。
もちろん、作成可能な経路の数に上限はありません。
どんな複雑な経路も、グループウェア「NI Collabo 360」なら作成できます。

金額などに応じた『条件分岐』

条件分岐ルート設定は、条件によって、自動でルートが分岐されます。 選択肢や金額等の条件により承認者・決裁者を変更したり、承認の段階を増やしたりすることを定義できます。 例えば、100万円未満の備品の購入は部長の承認だけ、100万円以上は取締役と社長の決裁が必要、といった使い分けができます。

承認者不在時でもフローを止めない『引上承認』

申請書類ごとに引き上げ承認の可否設定ができます。引き上げ承認を利用することにより承認者が不在でも経路の先にいる上位の承認者が引き上げることでフローを止めずに処理することが可能です。

承認者が長期不在時に『自動承認』でフローを止めない

指定期間アクションがない場合に、自動承認、自動却下を行う設定ができます。これにより担当者が忘れていたり、海外出張などの長期不在時でもスムーズにワークフローをまわすことができます。

書類に不備があれば『差戻』

承認者に届いた申請書を、申請者や、途中の承認者に戻す（差し戻し）ことができます。
その場で申請を棄却する却下とは異なり、不備を訂正したり不足内容を追加してもらったうえで再度上げてもらうことができます。

申請書類の否決は『却下』

却下された書類は、その後、承認や差し戻しすることはできなくなります。稟議などが否決された際に使われます。却下は削除とは違い、書類データは残るのでグループウェア「NI Collabo 360」のワークフローワークフロー証跡を残したり、過去稟議として流用することは可能です。

多忙な承認者の代わりに『代理承認』

申請書類ごとに代理承認の可否設定ができます。代理承認を利用することにより本来の承認者が出張や病欠で不在の場合や、どうしても急ぎで承認が必要な際に本来の承認者の代理で承認することが出来ます。

フロー途中で申請を終了する『取り下げ』

申請書類ごとに取り下げの可否設定ができます。どのフェーズにあっても申請者がワークフローを中止させることができます。
例えば、申請書に記載ミスがあった場合に、取り下げの可否設定を利用することですぐに申請を止めることができます。

AND承認・OR承認の『グループ承認』

複数の承認者全員の承認を必要とする承認設定（AND承認（合議））や複数の承認者のうち誰か一人の承認を必要とする承認設定（OR承認（並列））といったグループ承認設定をすることが出来ます。
例えば、全員承認が必要な場合、Aさん・Bさん・Cさん・Dさん・Eさんの5人が承認者でセットされていると、5人が承認しないとフローは進みません。また、グループ承認の3人の承認を必要な場合、Aさん・Bさん・Cさん・Dさん・Eさんの5人の内3人が承認すると次のフローに進みます。

『伺い』を利用し、次の承認者に決裁判断を委ねる

承認可否を判断できない、判断に迷って滞留してしまう、といった場合には、「伺い」として次の承認者へワークフローを回すことができます。

ワークフローで回って来た内容について、スパッと承認をするにはちょっと疑問点があるけれども、差し戻す程でもない、コメントを入れて記録を残す程でもない、別途メールで質問するのもちょっと面倒だし、電話をするか直接聞きにいくのはもっと面倒・・・という時に、チャット感覚でちょっと聞ける、Quick Questionする機能です。

ワークフロー画面右下に表示される「QQ」ボタンを押すと、経路上の社員へ相談するためのダイアログが表示されます。 質問や相談したい相手を選択して、メッセージを送ってください。
一般のチャット機能には、相手の仕事を中断させ、無駄なおしゃべりを誘発する弊害があるため、「Quick Question」（ちょい聞き）機能では、相手先は経路上の社員に限定され、ワークフローが自分に回って来た時にしか使えません。
記録に残す程ではない、ちょっとしたやり取り（質問や相談）をするための機能ですので、利用した翌日には内容は消去され本人も内容は確認できなくなります。
もちろん、「Quick Question」（ちょい聞き）でやり取りしたメッセージを必要なものだけ選択してコメントに転記する（ワークフロー上の記録に残す）こともできますので、適切な情報共有を推奨いたします。

人事異動・組織変更予約

大幅な組織改編、長い決裁フロー、入れ替わるユーザーへの教育、数多くの運用システム、そして内部統制の徹底・・・。グループウェア「NI Collabo 360」のワークフローは、そうした大規模組織のニーズにも対応できるようにと開発されました。一般のグループウェアに付属するワークフローのように、ありきたりなフロー制御だけにフォーカスするのではなく、ワークフローソフトとしてのトータル的な実用性を追求しています。
グループウェア「NI Collabo 360」のワークフローは、組織を履歴構造で持つため、「人事異動・組織変更予約」が可能です。 組織の新設、統廃合、社員の入社/退社、所属部署異動、異動に伴う書類管理等、人事発令データを事前に受け取り、早い時期から作業が行えます。 組織改編の前日に管理者が総出でメンテナンスするような必要はありません。

組織改編時も『ワークフロー用権限レベル設定』で安心

人事異動があった際に、経路設定をし直さなくてもいいように組織階層に基づいて設定ができる『ワークフロー用権限レベル設定』で余計な手間が発生しません。