運用事例 『文書共有管理』編

グループウェア運用例:文書共有管理編

そこで!!グループウェア「NIコラボ スマート」

導入の決め手

WordやExcelなどで作成したファイルを共有でき、時間や場所を気にせずに欲しいデータを入手できる「文書共有管理」機能で問題解決!
誰がどこに保存しているのか分からなかった資料もWeb上で検索をかけるだけですぐに見つけられます。スマートフォンやタブレットでも利用できますので、外出の多い営業マンでも便利に使うことができます。もちろんセキュリティは2段階認証なども設定して強化することが可能です。


「文書共有管理機能」を詳しく見る

 

グループウェア「NIコラボ スマート」文書共有管理




グループウェア「NIコラボ スマート」文書共有管理

複数人でのファイル共有に最適

また、誰がいつ更新したのかが分かるので、古いデータと最新のデータを間違える心配がありません。改版した履歴も残っていますので、もし誤ってファイルを更新したりした時には、ボタン一つで前の文書を復旧させることもできます。





素早く情報配信

さらに、フォルダごと・ファイルごとにアクセス権を設定できますので、必要な情報を必要な人にのみ共有することが可能です。

※社内のサーバーで文書を共有していた時には、複数人が同時に同じファイルを開いて更新してしまい、意図しない上書きをされてしまうようなことも起こっていましたが、「NIコラボ スマート」の文書共有管理機能では、改版作業中の文書データにはロック(排他制御)がかかりますので、他の社員が同じファイルを誤って同じタイミングで更新することもなくなりました。この排他制御機能が、現場の社員からは一番好評でした。自分が更新した文書を他人に更新されてしまいショックを受けたことのある社員が多かったものと思われます。

グループウェア「NIコラボ スマート」文書共有管理




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