多くの企業でコミュニケーション確保のために会議やミーティングが増加するにつれ、その日程調整にかかる手間が業務を圧迫しています。
社外の人も参加したり、営業活動、商談などでの日程調整も考えるとさらに手間がかかったりします。
日程調整、それ自体は価値を生み出すことがない業務です。ちょっとした時間だけれども、積み重ねが大きなコストとなります。
これらの手間をまとめてスムーズに行う機能が「ミーティングアレンジ」です。

ミーティングアレンジの対象は『社内』『社外』に分かれ、 『社外』はさらに「アポイント」と「予約受付」の2種類があります。

『社内』のミーティングアレンジには複数人で行なう「グループミーティング」と、1対1で行なう「1on1ミーティング」があります。
「グループミーティング」は、調整相手全員が参加できる日程を決める方式で、主催者が候補を出し、調整相手が回答、主催者が日程を決定します。
「1on1ミーティング」では、調整相手ごとに個別の日程を決める方式で、主催者が候補を出し、調整相手が候補から日程を決定します。

『社外』のミーティングアレンジには日程候補を特定の相手に公開して調整する「アポイント」と同じ日程候補を複数の相手に公開して調整する「予約受付」の2つの調整方法があり、それぞれ対象の人数に応じて、「アポイント 1on1」と「アポイント グループ」、「予約受付 1on1 」と「予約受付 グループ」があります。

Step01　【日程調整依頼】ミーティング開催の条件を入力すると空き時間を自動でリストアップしてくれるので、そこから候補日程を選ぶだけ。日程調整依頼をすると調整相手に通知されます。

Step02　【返答】調整相手は通知を受けたら候補日程に対する回答「◎〇△×」を返すだけ。時間の微調整も可能です。

Step03　【日程確定】招待した全員からの回答が揃うと主催者に通知が来ますので、あとは最適な日程を確定させるだけ。もし日程が合わない場合でもAI秘書が再調整をアシストし、簡単に再調整することが可能です。

１on１ミーティングは、複数の相手に対して一気に日程調整を依頼することができ、調整相手がそれぞれ都合の良い日程を選ぶことで日程が確定する２Stepで完了します。

調整相手、候補、必要事項を入力するだけで自動的に候補を作成し、依頼が出来ます。
日程調整依頼後に主催者のスケジュールが埋まった場合にも、重複した時間の候補は自動的に除外され、調整相手からも見えなくなりますので ダブルブッキングを防ぎます。

日程調整依頼があると調整相手へ通知が届きます。
調整相手は通知を受けたら候補ごとに確認をして返答します。
返答は、単なる〇✕ではなく、◎〇△✕の４段階で行うことができます。◎は他の日程よりも優先して欲しい場合に、△は何らかの条件をつければ可能になる場合にコメントつきで、返答ができます。これにより全員の日程が合わない場合の再調整がスムースになります。

Step01　【候補を作成】ミーティング開催の条件を入力すると空き時間を自動でリストアップしてくれるので、そこから候補日程を選ぶだけで候補を作成できます。

Step02　【日程調整URLを案内】日程調整URLが自動で作成されますので、そのURLをメールで案内するだけでOKです。

Step03　【案内URLから返答】調整相手は通知を受けたら候補日程に対する回答「◎〇△×」を返すだけ。時間の微調整も可能です。

Step04　【日程確定の連絡】招待した全員からの回答が揃うと主催者に通知が来ますので、あとは最適な日程を確定させるだけ。もし日程が合わない場合でもAI秘書が再調整をアシストし、簡単に再調整することが可能です。

Web会議の予定を登録すると、Zoom、Microsoft Teams、Google Meetが選択でき、URLが自動発行され、ミーティングの情報として保存されます。
登録されたURLから連携先のシステムを開いてWeb会議に参加できます。