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共有メール

複数のユーザーで同じメールアドレスが共有できるメール機能です。ユーザーごとにアクセス権を設定することもできますので、同じメールアカウントを権限に応じて使い分けることができます。
会社のお問い合わせ用のメールや、ひとつの部・課で共有するメールなど、メールアドレスを共有することによって、グループ内の誰がその内容に対して対応し、また、誰が他の部・課に伝えるかといったような問題がすみやかに解決できるばかりでなく、顧客への対応スピードが速くなることが大きな特色です。



メールアカウントをみんなで共有

info@、support@など、複数名で同アカウントを利用しているご担当者様に朗報です。
お客様との窓口対応をしている受付担当者様、機能要望やご質問などヘルプデスク対応をしているサポート担当者様等、ひとつのメールアカウントを複数人で利用される場合に対応しています。

こんなお悩みを解決できます

お客様からのお問い合わせ、営業への見積り依頼、採用面接や打ち合わせの日程調整など、個人の対応ではなく組織で対応すべきメールがあります。個人毎のメールソフトでは、複数の担当者がいてもそれぞれがブラックボックス化してしまい、誰かが対応しているはずと思って結局誰も対応していない、ということが起こりがちです。
そんなお悩みをグループウェア「NI Collabo 360」の「共有メール」が解決します。
グループウェア「NI Collabo 360」の「共有メール」では、誰がいつどのような対応をしているのかみんなで確認できるので、対応漏れや二重対応の心配がありません。

対応状況の可視化

メール1通ごとに担当者・確認者・対応状況を設定できます。対応状況は「未対応」「対応中」「保留」「返信済」などあらかじめ設定されているものに加えて、独自の対応状況を作成することも可能です。メールの対応状況が可視化され、メンバー内で共有できるので、メールの返信漏れや二重返信を防ぎます。
また、ポータル画面には共有メールの専用パーツを配置することができ、対応未完了のままで放置されたメールをピックアップして対応漏れを防ぐ「対応リマインド」通知や返信などの操作をせずに受信メールの対応状況を変更した場合に誤操作を通知する「手動変更アラート」などメール対応には欠かせない通知機能が揃っています。

対応履歴管理

メールを参照した時や受信メールに対して返信した時に操作内容に応じてログが記録され、対応状況に応じてメモを登録することもできます。
また、受信したメールに対して返信した場合は、メールの受信日時から返信日時までの経過時間が表示されます。

テンプレート

よく使う返答文をテンプレートとして登録できます。顧客名や返信担当者名を自動で挿入することもできるので、効率よくメールに対応できます。作成したテンプレートはキーワードで検索したりすることも可能です。品質の高いメール文面をテンプレートにして共有しておけば、メール対応のバラつきをなくし、業務を標準化できます。

テンプレートを作成する際に、「予約語機能」を利用すれば、ログインユーザーの氏名や、顧客名、現在の日付などを、自動的に文中へ挿入できます。予約語とは、日付や固有名詞など、あらかじめ決まった意味を持つ文字列のことです。メール一通ずつに会社名などを記載する手間を省き、メール業務の効率をアップできます。

アシストパネル

メールの参照・作成画面の右側に参考情報が提示されます。
署名情報とパーソン・顧客情報の差異を検知。
メール内容に応じて、テンプレートをレコメンドします。

ポータル画面に専用パーツを配置

グループウェア「NI Collabo 360」のポータル画面に共有メールの専用パーツを配置できます。
専用パーツには担当者・対応状況・確認状況別に集計され表示されます。担当者が自分の受け持ち分を把握でき、上司も部下の状況を把握することができます。

柔軟なセキュリティ管理

グループウェア「NI Collabo 360」共有メール機能ではメールアカウントごとにアクセス制限をかけることができます。 制限として、「参照の権限」、「受信の権限」、「送信の権限」、「削除の権限」「管理権限」の5種類の権限を社員に設定することができ、柔軟なセキュリティ管理を行うことができます。

動画で見る「共有メール」

グループウェア「NI Collabo 360」の「共有メール」では、誰がいつどのような対応をしているのかみんなで確認できるので、対応漏れや二重対応の心配がありません。 本動画ではその概要をお伝えします。

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